Office Manager (m/w) in Teil- oder Vollzeit (AIV zu Berlin)
Office-Manager/in (Geschäftsstelle des AIV zu Berlin)

Der Architekten- und Ingenieur-Verein zu Berlin ist einer der dienstältesten und aktivsten Vereine Berlins. Gegründet 1824, trägt er seit je her wesentlich zur Entwicklung des Berufsstandes der Architekten und Ingenieure sowie der Bau- und Kulturgeschichte Berlins und Deutschlands bei.

Heute gehören dem Verein rund 300 Mitglieder verschiedener Jahrgänge an.
Als Berufsgruppen sind Architekten, Stadtplaner, Landschaftsarchitekten, Bauingenieure, Wissenschaftler und Künstler vertreten.

Das primäre Satzungsziel des AIV besteht in der Förderung der Baukultur. Unsere Aufgabe sehen wir vorrangig im baukulturellen Dialog mit interdisziplinärem Netzwerk.
Der Verein würdigt in Veranstaltungen und Publikationen die Zeugnisse der Baugeschichte, begleitet das aktuelle Baugeschehen konstruktiv kritisch und engagiert sich für die Zukunft seiner Stadt.

Zu den vielfältigen Aktivitäten des AIV gehören wissenschaftliche Publikationen sowie die jährliche Auslobung des AIV-Schinkel-Wettbewerbs. Für 2020 ist ein großes Ausstellungsprojekt geplant, der internationale Wettbewerb hierzu läuft bereits.

Durch die Repräsentanz unserer Vertreter in den Architekten- und Ingenieurkammern, dem Rat für Stadtentwicklung, der Bundesstiftung Baukultur u.a. arbeiten wir mit bedeutenden Institutionen engagiert zusammen.
Profil
Office Manager (m/w) in Teil- oder Vollzeit

Für unsere Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w) in Teil- oder Vollzeit

Ihre Aufgaben
Als engagierte Geschäftsstellenleitung spielen Sie eine Schlüsselrolle im Verein. Sie sind zentraler Ansprechpartner für Kuratorium, Vorstand und Vereinsmitglieder.

Ihre Arbeitszeit ist zunächst auf 20 - 30 Stunden/Woche angelegt, langfristig ist eine Ausweitung denkbar, aber nicht zwingend.

In räumlicher Nachbarschaft zu den Mitarbeitern der Berliner Wirtschaftsgespräche e. V. arbeiten Sie mit einer Assistentin in Teilzeit zusammen.

Die Aufgabenfelder und Themen der Geschäftsstelle lauten wie folgt:
• Allgemeine Mitgliederbetreuung: Schriftverkehr, Mitgliederschreiben, Datenbankpflege, Geburtstagsbriefe, Beitragskontrolle, Belange der Vereinsmitglieder, Telefon, Mail
• Sitzungen und Veranstaltungen: Vorbereitung, ggf. Protokollführung und Betreuung Nachbearbeitung
• Kassenwart und Buchhaltung: Überwachen der Vereinsbuchhaltung, Kassenprüfung, Finanzbuchhaltung
• Vereinsprojekte: Unterstützung AIV-Schinkelwettbewerb, Ausstellungsvorhaben „Groß-Berlin 2020“, Publikationsreihen“ Berlin und seine Bauten“ sowie „AIV-Forum“
• Stiftungen: Korrespondenz Karl-Friedrich-Schinkel-Stiftung des AIV zu Berlin und Hans-Joachim-Pysall-Stiftung
• Leitung der Geschäftsstellen / Management: Kontakt zu Hausverwaltung, Untermieter, Reinigungskraft, Handwerker u.a.
• DAI u.a. Mitgliedschaften: Pflege und Koordination
• Vereinsarchiv: Pflege und Koordination mit Archivar
• Zuarbeit Pressearbeit und Website

Eine Aufteilung mit Ihrer Assistentin, die vorrangig für die allgemeine Mitglieder-betreuung zuständig ist, soll im gemeinsamen Gespräch entwickelt werden.

Der Verein setzt auf eine langjährige Zusammenarbeit.

Ihr Profil
• Sie haben eine kaufmännische/juristische/organisatorische Ausbildung und/oder ein Studium in einem relevanten Bereich abgeschlossen und mehrjährige Berufserfahrung.
• Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig, strukturiert sowie prozess- und serviceorientiert.
• Sie haben Organisationsgeschick und beteiligen sich aktiv an der Verbesserung von Abläufen.
• Sie haben gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten, zeichnen sich durch hohe Professionalität aus und arbeiten gerne selbständig in einem Netzwerk mit anderen.
• Sie haben Freude daran, sich in neue Aufgabengebiete und Programme einzuarbeiten und sind mit der gängigen Office¬-Software bestens vertraut.
• Sie haben großes Interesse am kontinuierlichen Ausbau des Vereins und seiner Aktivitäten.
Unser Angebot
• Herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit sowie die Chance, beim Ausbau des Vereins tatkräftig mitzuhelfen
• Flache Hierarchien und kollegiale Zusammenarbeit mit dem Vorstand
• Hohe Eigenverantwortung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung vorzugsweise per E-Mail an: m.semmer@aiv-berlin.de
Fragen können gerne vorab telefonisch oder per Mail gestellt werden.

Kontakt
Architekten- und Ingenieur-Verein zu Berlin e. V.
Bleibtreustraße 33 in 10707 Berlin
Tel.: (030) 883 45 98; mail@aiv-berlin.de
Ansprechpartner: Claudia Häuser-Mogge und Dr. Melanie Semmer (2. Vorsitzende des AIV zu Berlin)
Sonstiges
Besetzbar: zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst SOFORT
Befristung: unbefristet nach dreimonatiger Probezeit
Vollzeit/Teilzeit: Teil- oder Vollzeit
Monatsgehalt brutto: In Abhängigkeit von Stundenzahl
Arbeitsgebiet: Die Geschäftsstelle ist direkt dem Verein zugeordnet. Sie verantworten das professionelle Office-Management und unterstützen in organisatorischen Vorgängen.

Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
• Büroorganisation:
- Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
- Vor- und Nachbereiten von Sitzungen inkl. Gästebewirtung
- Eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
- Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
- PowerPoint-Präsentationen sowie Erstellen von Tabellen, Diagrammen, Vorlagen u. ä.
- Anfertigung von Berichten, Protokollen und Aktenvermerken
- elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
- Vereinsreiseorganisation (Beantragung, Buchungen, Abrechnung)
- Abrechnungen und vorbereitende Buchhaltung
• Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Vereinsvorgängen
(z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Mitgliederthemen, Veranstaltungen)
• Verwaltung der Geschäftsstelle und des entsprechenden Equipments
• Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung von internen (Vereins-)Prozessen zur Optimierung der Kommunikationsstruktur
• Mitarbeit bei den Vereinsprojekten, wie z. B. AIV-Schinkelwettbewerb und Ausstellungsvorhaben Berlin 2020
• Allgemeine Mitgliederbetreuung und -verwaltung
• Kontinuierliche Mitarbeit an der Zukunftsfähigkeit des AIV zu Berlin

Anforderungen:
Formale Anforderungen:
• abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung im entsprechenden Aufgabengebiet
• mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position

Fachliche Anforderungen:
• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
• fundierte Kenntnisse der Texterfassung, -verarbeitung und Tabellenkalkulation
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Adobe-Software
• sehr gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
• Erfahrungen mit Aktenplänen und Geschäftsordnungen / Statuten sind wünschenswert
• Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch) sind wünschenswert

Außerfachliche Anforderungen:
• freundliches und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
• Planungs- und Organisationsgeschick
• hohes persönliches Engagement und Motivation, auch bei steigender Belastung
• eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen

Bewerbungsfrist: 22.11.2019
Bewerbungsanschrift: m.semmer@aiv-berlin.de
Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf mit Portraitfoto, Qualifikationsnachweise durch Arbeits- und Ausbildungszeugnisse
Weiter Hinweise: www.aiv-berlin.de
Ansprechpersonen:
Claudia Häuser-Mogge, Dr. Melanie Semmer
Telefon: +49 30 883 45 98
E-Mail: mail@aiv-berlin.de
Ansprechpartner
Claudia Häuser-Mogge, Dr. Melanie Semmer
Architekten- und Ingenieur-Verein (AIV) zu Berlin, Geschäftsstelle
+49 30 883 45 98
Bleibtreustraße 33
10707 Berlin
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