Office Manager (m/w/d)
Berlin · Vollzeit · zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Eine Persönlichkeit, die den Überblick behält – und unser Büro zusammenhält.

Wir sind GSAI GALANDI SCHIRMER | ARCHITEKTEN + INGENIEURE, ein etabliertes Berliner Architektur- und Ingenieurbüro mit rund 30 Mitarbeitenden. Wir planen und realisieren anspruchsvolle Bauaufgaben über alle Leistungsphasen hinweg – in der Objektplanung ebenso wie als Generalplaner.
Für unser Team suchen wir eine souveräne, kommunikationsstarke und gut organisierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, viele Fäden zusammenführt und dafür sorgt, dass im Büroalltag die Dinge funktionieren.

Ihre Rolle bei uns
Für unser aktuell zweiköpfiges Backoffice-Team suchen wir Verstärkung. Als zentrale Anlaufstelle und organisatorisches Rückgrat unseres Büros sind Sie für Geschäftsführung und Team ebenso da wie für Bauherren, Geschäftspartner und Besucher.
Sie organisieren den Büroalltag eigenständig, behalten Termine und Abläufe im Blick und unterstützen uns dabei, unsere internen Strukturen und Zuständigkeiten weiterzuentwickeln.
Sie packen gerne mit an, suchen den direkten Kontakt und kommunizieren sicher und verbindlich – persönlich ebenso wie am Telefon. Dabei übernehmen Sie Verantwortung, arbeiten eigenständig und bringen Dinge gerne ins Rollen.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
• Empfang, Telefon sowie Postein- und -ausgang
• allgemeine Korrespondenz und Büroorganisation
• Termin- und Besprechungsorganisation
• organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Koordination externer Dienstleister und des laufenden Bürobetriebs
• Unterstützung bei internen und personellen Themen
• Strukturierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Zuständigkeiten

Und genauso wichtig: Sie haben ein gutes Gespür dafür, was darüber hinaus gerade gebraucht wird.

Eine Position mit Entwicklungsperspektive
Wir möchten unsere interne Büroorganisation weiterentwickeln und klarer strukturieren. Deshalb bietet die Position ausdrücklich Raum, den eigenen Verantwortungsbereich mitzugestalten und weiterzuentwickeln.
Perspektivisch kann dazu auch gehören, Mitarbeitende im administrativen und organisatorischen Bereich zu koordinieren, Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und als verlässliche Ansprechperson Orientierung im Arbeitsalltag zu geben.
Wenn Sie entsprechende Erfahrung bereits mitbringen, können Sie früh Verantwortung übernehmen. Ebenso freuen wir uns über Persönlichkeiten, die das Potenzial und die Motivation haben, schrittweise in eine koordinierende und führende Rolle hineinzuwachsen.
Was Sie mitbringen
Sie kommunizieren freundlich, verbindlich und eloquent, treten sicher und professionell auf und arbeiten selbstständig. Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, behalten Sie Ruhe, Überblick und Prioritäten.
Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position ist wünschenswert. Einen sicheren Umgang mit den üblichen Office-Anwendungen und sehr gute Deutschkenntnisse setzen wir voraus.
Entscheidend sind für uns vor allem Persönlichkeit, Verlässlichkeit, Eigeninitiative, Organisationstalent und ein gutes Gespür für Menschen und Situationen.

Was wir bieten
Sie erwartet ein persönliches Team mit kurzen Entscheidungswegen, direktem Austausch mit der Geschäftsführung und viel Raum, die eigene Position mitzugestalten.
Wir bieten Ihnen eine langfristige Perspektive, ein abwechslungsreiches und eigenverantwortliches Aufgabengebiet sowie die Möglichkeit, zunehmend Verantwortung für unsere interne Büroorganisation zu übernehmen.

Für Ihr Wohlbefinden und eine gute Work-Life-Balance bieten wir Yoga sowie attraktive Möglichkeiten rund um Mobilität und Sport – unter anderem mit Zuschüssen zum Deutschlandticket/ÖPNV und der Möglichkeit zum JobRad. Gemeinsame Baustellentouren, Büroausflüge, Fahrradtouren und weitere Teamevents gehören ebenfalls zu unserem Büroalltag.

Wenn Sie gerne dafür sorgen, dass ein Büro nicht nur funktioniert, sondern sich auch gut anfühlt – und Lust haben, Ihren eigenen Verantwortungsbereich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln –, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Wenn wir Sie überzeugen konnten, bewerben Sie sich mit Lebenslauf, möglichem Einstellungsbeginn, Gehaltsvorstellung und falls vorhanden Arbeitszeugnissen über die E-Mail-Adresse
karriere@gsai.de mit dem Betreff "Office Manager (m/w/d)“.